طلبات الصيانة
من المستأجر عبر البوابة أو من الموظف، مع الأولوية والفني والتكلفة وصور قبل وبعد.
كل ما يقوم به المكتب في يومه، بتفاصيله.
ثماني وحدات مترابطة: ما يُسجَّل في العقد يظهر في المتابعات، وما يُحصَّل يصل إلى كشف المالك، وكل مبلغ له قيد محاسبي.
01
العقود والاستحقاقات
تسجّل العقد مرة واحدة، فيولّد النظام جدول الأقساط كاملًا حسب دورة السداد.
- دورات شهرية وربع سنوية ونصف سنوية وسنوية، أو جدول مخصص.
- التأمين محفوظ منفصلًا عن الإيجار حتى الاسترداد أو الخصم.
- التجديد والإنهاء المبكر مع تسوية المبالغ المتبقية.
- تنبيه قبل انتهاء العقد بالمدة التي تحددها.
قاعدة: تعديل العقد بعد تحصيل دفعات لا يغيّر الماضي — ينشئ نسخة جديدة من الجدول بتاريخها.
02
التحصيل والتحقق
تسجيل الدفعة شيء، ووصول المال شيء آخر. النظام يفصل بينهما.
- نقدًا أو تحويلًا بنكيًا أو شيكًا أو عبر إيجار — لكل طريقة مسار تحقق.
- الدفعة الجزئية توزَّع على الأقساط الأقدم أولًا، أو كما تحدد.
- التحويل يبقى «بانتظار التحقق» حتى يطابقه المحاسب مع كشف البنك.
- سند قبض برقم متسلسل يُرسل للمستأجر.
قاعدة: لا يدخل مبلغ في رصيد المالك قبل التحقق من وصوله.
03
المتابعات اليومية
شاشة واحدة تبدأ بها يومك: ما يستحق اليوم، وما تأخر، ومن وعد بالسداد.
- ترتيب حسب الأولوية: المتأخر أكثر، ثم الوعود المستحقة اليوم.
- تسجيل نتيجة الاتصال ووعد السداد بتاريخه.
- رسالة تذكير جاهزة للمستأجر عبر واتساب أو رسالة نصية.
- كل متابعة لها مسؤول، ولا تُغلق إلا بإجراء.
04 · 05
الصيانة والمصروفات
كل ريال يُصرف على العقار يُنسب إلى وحدة أو عمارة، ويظهر في كشف مالكها.
مصروفات بمرفقات
فاتورة المورد مرفقة بكل مصروف، ومن يتحمله: المالك أو المستأجر أو المكتب.
موافقة المالك
المصروف فوق حدٍّ يتفق عليه مع المالك يطلب موافقته قبل التنفيذ.
06
كشوف وتصفيات الملاك
المحصَّل ناقص الأتعاب والمصروفات يساوي حق المالك — بتفصيل يمكنه مراجعته.
- أتعاب المكتب حسب اتفاق كل مالك: نسبة أو مبلغ ثابت أو كلاهما.
- التصفية تمر بمراحل: مسودة، اعتماد، تسليم.
- المالك يراجع الكشف ويوافق أو يعترض من بوابته.
- التصفية المعتمدة لا تُعدَّل — التصحيح بقيد عكسي مؤرخ.
07
المحاسبة
قيد مزدوج خلف كل عملية، دون أن يحتاج الموظف لمعرفة المحاسبة.
- أرصدة الصندوق والبنك وأمانات الملاك وأتعاب المكتب منفصلة.
- جرد الصندوق ومطابقة البنك مع تسجيل الفروقات.
- إقفال الفترة يمنع التعديل على ما قبلها.
- تقارير جاهزة للتصدير إلى Excel وPDF.
تنبيه: السند الصادر من النظام مستند تشغيلي، وليس فاتورة ضريبية.
صندوق
18,450.00
نقد في عهدة المكتب
أمانات الملاك
142,300.00
مستحقة للتصفية
بانتظار التحقق
9,000.00
تحويلات لم تُطابق بعد
أتعاب المكتب
12,860.00
هذا الشهر
08
بوابات المستأجر والمالك
رابط يصل بالجوال، دون تطبيق أو كلمة مرور.
- المستأجر: أقساطه، رفع إثبات التحويل، طلب صيانة، سنداته.
- المالك: أملاكه، التحصيل، المصروفات، واعتماد التصفية أو الاعتراض عليها.
- كل ما يرفعه المستأجر يدخل مسار التحقق عند المحاسب.
09
الفريق والصلاحيات والسجل
أدوار جاهزة
مدير المكتب، المحاسب، موظف التحصيل، موظف الصيانة — ولكل دور ما يراه وما ينفذه.
منشآت متعددة
إن كنت تدير أكثر من منشأة، يرى كل موظف المنشآت المسندة إليه فقط.
سجل التدقيق
من أنشأ، ومن عدّل، ومن اعتمد — بالتاريخ والوقت، ولا يُحذف.
شاهدها على بياناتك.
نجهّز لك مساحة تجريبية ونساعدك في نقل عقودك الحالية.